Effektiver Workflow von remote – was braucht man dafür?
Mittlerweile findet man im Netz ein breit gefächertes Angebot an unterschiedlichen Softwares, welche als effiziente Werkzeuge für allerlei Arbeitsabschnitte dienen sollen. Ob klassische Videokonferenz, schnelles Skizzenboard, agile Projektplanung oder doch eine Mischung aus allem – nicht immer ist es einfach, die passenden Tools für das eigene Team zu finden.
Verschafft euch sich im Folgenden einen Überblick über 5 spannende Möglichkeiten, welche die Produktivität und den Spaß an der Zusammenarbeit im Homeoffice steigern.
1. Miro – Das digitale Whiteboard
Brainstorming, User Flows, Diagramme oder Mindmaps? – Mit Miro ist all das und noch mehr möglich. Hier kann man in Sekundenschnelle unterschiedliche Boards anlegen und unter einer großen Auswahl an Vorlagen die richtige Arbeitsumgebung für das Projekt schaffen.
Auch wenn es darum geht, einen Onlineworkshop kreativ zu gestalten, können Teilnehmer:innen mit Miro aktiv werden und kleine Aufgaben lösen oder Beiträge leisten. Kurzum ein Ort für das kreative Sammeln, Strukturieren und Visualisieren. Die Bedienung ist übersichtlich und intuitiv gestaltet und bietet allen Projektbeteiligten einen agilen Raum für eigene Ideen, Projektplanung oder Fragen. Ebenso lassen sich die Boards exportieren, wodurch diese beispielsweise als veranschaulichendes Mittel in Präsentationen eingesetzt werden können.
→ Das Anlegen von bis zu 3 Boards ist bei Miro kostenlos.
2. Google Drive – Dokumente gemeinsam erstellen
Ist das Erstellen oder Bearbeiten von Dokumenten, Umfragen, Tabellen oder Präsentationen gefragt, bietet sich Google Drive an. In Echtzeit können hierbei mehrere Teammitglieder an einem Dokument arbeiten. Ebenso kann die jeweilige Datei für externe Viewer freigegeben werden, die kommentieren und Änderungen vorschlagen können.
Dank der Autosave-Funktion muss man sich bei PC- oder Programmabstürzen keine Sorgen machen, alle Daten verloren zu haben. Zudem lassen sich alle Dateien in unterschiedlichen Formaten herunterladen, sodass eine Kompatibilität mit anderen Programmen wie die der Microsoft-Office-Programme gegeben ist. Google Drive ist ein stets zuverlässiges Web-Tool, welches die Zusammenarbeit an unterschiedlichen Projekten um einiges optimiert.
→ Die Nutzung ist (auch ohne Account möglich und) kostenlos.
3. Zoom – Die intuitive Videokonferenz
Meetings modern und mobil zu gestalten ist heutzutage einfacher denn je. Als besonders beliebt gilt der amerikanische Anbieter Zoom, der intuitive, schnelle und unkomplizierte Videokonferenzen ermöglicht. Eine Besprechung wird anhand einer Meeting-ID erstellt, über welche die Teilnehmer:innen beitreten können. Mittels unterschiedlicher Funktionen, wie Bildschirmteilen, Gruppenarbeit in Breakoutrooms oder Chat, lässt sich das Meeting anschaulich gestalten. Daneben können Meetings aufgezeichnet, das eigene Video mit Filtern oder Hintergründen geschmückt sowie die allgemeine Sicherheit durch ein Passwort oder virtuelle Warteräume erhöht werden.
→ Kostenlose Nutzung für Videokonferenzen bis zu 40 Minuten.
→ Eignet sich am besten für Einzelgespräche und kleine bis mittelgroße Gruppen.
4. butter – Das Rundum-Remote-Kollaborationstool
Für diejenigen, die mehr als nur die klassischen Funktionen einer Videokonferenz suchen, bietet das Tool butter spannende Features, die jeden Vortrag dynamischer gestalten. Mit partizipativen Aktionen und spielerischen Reaktionsmöglichkeiten werden die Zuhörer direkt einbezogen und dazu animiert, eigene Beiträge beizusteuern.
Durch die Möglichkeit, personalisierte Avatare zu erstellen und mit Emojis, GIFs oder Musik zu reagieren, wird nicht nur eine lockere Atmosphäre geschaffen, sondern auch ein lebhafter Austausch angeregt. Des Weiteren ist die Integration von kollaborativen Tools ein großes Plus. So kann man während einer Session beispielsweise in Miro oder Google Drive zusammenarbeiten sowie erste Skizzen oder Informationen für alle Teilnehmer:innen zusammentragen.
→ Aktuell ist die Nutzung kostenlos, ein Abomodell soll jedoch folgen.
→ Eignet sich besonders für die Zusammenarbeit an komplexeren Projekten oder Workshops mit vielen Teilnehmer:innen.
5. Crewting - Die Lösung für virtuelle Teamevents
Neben zahlreichen Tools für digitale Zusammenarbeit darf ebenso ein digitaler Raum zur Stärkung des Teams nicht fehlen. Um Kolleg:innen, die aus dem Homeoffice oder einem anderen Ort tätig sind, außerhalb der Arbeit zusammenzubringen und besser kennenzulernen, wurde Crewting entwickelt. Mit virtuellen Kaffeepausen oder Lounges lassen sich kurze Begegnungen in den Arbeitsalltag integrieren, aber auch ganze Teamevents veranstalten.
Ob Sport, Koch- oder Tastingabende – einfach die gewünschte Session buchen und loslegen!
Fazit
Da sich die remote Arbeit in Zukunft stärker etablieren wird, werden kollaborative Systeme eine immer relevantere Position im agilen New Work Konzept einnehmen. Hierbei lohnt es sich, neuen Optimierungen offen gegenüberzustehen, sie auszuprobieren und Weiterentwicklungen zu beobachten. Ein regelmäßiger Austausch mit Kolleg:innen zu internen Verbesserungsmaßnahmen oder der Work-Life-Balance hilft, die richtigen Tools zu finden und ein innovatives Arbeitsklima zu fördern.
